Alles voor je medewerker Tips, tools en checklists voor alle fasen in het dienstverband

In deze Loopbaan Lifecycle:

  • Werven en selecteren
  • Aannemen
  • Onboarden en behouden
  • Afscheid nemen
  • Hoe kunnen wij je helpen?

Werven en selecteren

Welke 5 stappen moet jij als ondernemer zetten in het proces om een nieuwe medewerker aan te nemen? In onze recruitment routekaart geven we je per stap handige tips, trucs, praktische handvatten en tools waar je snel en succesvol mee aan de slag kunt.

6 tips om medewerkers te vinden

Werven van goed personeel gaat verder dan een platte vacaturetekst. Het is een waardevol moment om in beeld te komen bij je doelgroep en ze in beweging te krijgen. 6 tips om dit beter te doen.

1) Besteed aandacht aan je vacaturetekst. Begint jouw vacaturetekst met een inleiding over de eigen organisatie? Is dat wat sollicitanten willen lezen? Begin met de functie en laat via de tekst zien waar je goed in bent. Stop liefde en creativiteit in je tekst. Het is tenslotte een visitekaartje. We schreven er een ander artikel vol tips over.

2) Gebruik je netwerk. En daarmee bedoelen we jouw medewerkers, maar ook je klanten. Vraag of zij een vriend(in)/kind/zus/broer/ buurmeisje of iemand van het schoolplein kennen die mogelijk bij jou wil werken.

3) Zet je medewerkers in als ambassadeur. Gebruik de ervaringen van je medewerkers in de vacaturetekst, of maak een “Werken bij..” filmpje. Hiermee toon je niet alleen persoonlijkheid, maar win je aan geloofwaardigheid. Als voorbeeld kun je kijken naar de filmpjes die wij hebben gemaakt.

Heb je wel eens gedacht aan andere (creatievere) middelen dan het A4-tje op het raam? Wat dacht je van je kassabon? Plaats ook daar de oproep dat je op zoek ben naar medewerkers.

4) Probeer werving 3.0. Met sociale media kun je zelf al selecties maken uit jouw potentiële medewerkers. En hen ook zelf proactiever te benaderen. LinkedIn is hier zelfs voor bedoeld. Kun je hierbij wel wat hulp gebruiken? Informeer dan eens naar de mogelijkheden bij onze partner Multiply. Wij hebben ook een (online) toolkit gemaakt met posters en social media berichten voor het werven van nieuwe medewerkers.

5) Ken je doelgroep. Het makkelijkste is om jezelf als referentiekader te nemen. Maar bedenk je wel dat voor een andere generatie reisafstand misschien zwaarder weegt dan een goed salaris.

6) Rond de sollicitatieprocedure goed af. Ook als de sollicitant het niet is geworden, is het van belang dat je het traject met hem goed afsluit. Het gaat om de ‘candidate experience’. Je wilt dat iemand met een positief gevoel over jouw organisatie naar buiten loopt.

Een medewerker aannemen: waar moet je allemaal aan denken?

Stap 1: Identificeren

Controleer een ID-bewijs op deze 6 punten:

  • Komt de pasfoto overeen?
  • Kloppen de fysieke kenmerken?
  • Kan de medewerker de handtekening, zichtbaar voor jou, herhalen?
  • Staat de nationaliteit vermeld?
  • Is de vervaldatum niet verstreken?
  • Is het ID-bewijs echt?

Stap 2: Wat moet er in het contract staan?

Je bent als werkgever verplicht de volgende info aan je medewerker te verstrekken:

  • Naam en woonplaats van werkgever en werknemer
  • Plaats waar arbeid wordt verricht
  • Functietitel
  • Tijdstip van indiensttreding
  • Duur van de overeenkomst
  • Vakantie-aanspraak
  • Opzegtermijn
  • Loon- en termijnuitbetaling
  • Arbeidsduur per dag of week
  • Deelname aan pensioenregeling
  • Toepasselijke cao

Stap 3: Welke gegevens heb je nodig voor de loonheffingen?

De volgende gegevens heb je schriftelijk nodig voor de loonheffingen:

  • Naam en voorletters
  • Geboortedatum
  • BSN (Burger Service Nummer)
  • Adres
  • Postcode en woonplaats
  • Wanneer je medewerker niet in Nederland woont: woonland en regio.

Als de werknemer wil dat je loonheffingskorting toepast, dan moet hij daarvoor een schriftelijk verzoek bij de werkgever indienen. Meer info vind je hier.

Let op: ook de handtekening van de werknemer mag niet ontbreken.

Stap 4: Arbobeleid en RI&E

Als werkgever ben je verplicht ervoor te zorgen dat je medewerkers veilig en gezond zijn. In het personeelshandboek besteden we daar veel aandacht aan. Zo weten zowel jij als je medewerker wat jullie van elkaar kunnen verwachten.

Volgens de ARBO-wet ben je verplicht om:

  • een basiscontract af te sluiten met een arbodienstverlener
  • bedrijfshulpverlening te organiseren
  • een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) te maken en een plan van aanpak op te stellen.

Stap 5: Je verzekeringen regelen

Breng de relevante verzekeraars op de hoogte van de komst van de nieuwe werknemer.

Controleer of de werknemer de verplichte zorgverzekering heeft. Als dat niet zo is, dan sluit Zorginstituut Nederland namens je medewerker een zorgverzekering af. De premie draag je in dat geval af aan het Zorginstituut. Medewerkers in de retail kunnen met korting een zorgverzekering afsluiten. Meer weten?

Onboarden en behouden

Warm welkom en warm houden

Onboarding is het instroomproces waarin nieuwe medewerkers kennismaken met je organisatie. Ze leren hun collega's kennen en krijgen een goed beeld van hun rol binnen het team. Het doel van dit proces is dat nieuwe medewerkers zich snel onderdeel voelen van jouw organisatie. Daarnaast wil je natuurlijk dat je huidige medewerkers bij je blijven werken.

Een warm welkom én je bestaande team warm houden is daarom belangrijk. Zeker nu we te maken hebben met een krappe arbeidsmarkt. Dat doe je door een goede werkgever te zijn, je medewerkers te stimuleren en hen te helpen het beste uit zichzelf te halen. Hieronder vind je inspiratie om het nog beter te doen.

Zorgen voor een warm bad

In de belangrijke periode tussen het tekenen van het arbeidscontract en einde proeftijd wil je natuurlijk laten zien hoe leuk en fijn het is om in jouw winkel te werken. Gebruik het Warm Welkom pakket voor extra aandacht, met daarin voor elk speciaal moment een leuke attentie. Gratis voor leden van INretail.

  • Tijdens het ondertekenen: een gefeliciteerd- met je-nieuwe-baan-kaart.
  • Een paar dagen voor de eerste werkdag: een ansichtkaart 'het is bijna zover'.
  • Op de eerste werkdag: een vlaggenlijntje en een kadokaartje voor aan een cadeau of bos bloemen.
  • Voor de eerste weken: een Buddykaart, Bingokaart en een Dit-valt-mij-op-lijstje.
  • Laatste dag proeftijd: einde proeftijd-certificaat.

Open je blik - DISC editie

Met de DISC-waaier herken je in twee vragen de gedrags- en communicatiestijl van jezelf of een collega. Het model heeft bewezen dat als je jouw manier van vragen afstemt op de ontvanger, jullie allebei meer waardevolle inzichten krijgen over elkaar, beter samenwerken en conflicten of discommunicatie eenvoudig kunnen voorkomen.

Pak het Open je Blik erbij tijdens de dagstart, een werk- of POP-gesprek en ervaar de leuke en luchtige manier om snel echt met elkaar in gesprek te raken. Het blik is gratis voor leden van INretail.

10 tips om je personeelsbeleid te verbeteren

Een professioneel personeelsbeleid en regelmatig met je medewerkers in gesprek gaan, zorgt ervoor dat zij zich betrokken en gewaardeerd voelen. En dat draagt weer bij aan het behoud van goed personeel. Hoe je dat doet? We geven 10 tips.

Zo krijg je een gelukkig team en blije klanten

Doorloop samen met je team de 10 stappen in het werkboek op zoek naar werkgeluk en gastvrijheid. Je kunt de stappen uitvoeren tijdens een werkoverleg of 's ochtends, om de dag fris te starten. Zo hoeft het geen extra tijd te kosten. Leden van INretail kunnen het boekje gratis aanvragen.

Goed afscheid nemen is belangrijker dan je denkt

Soms komt het voor dat een medewerker afscheid neemt. Hoewel dit het einde van het dienstverband is bij jouw bedrijf, is het een belangrijk moment. Je kunt namelijk veel leren van een medewerker die ontslag heeft genomen. Een exitgesprek geeft je de kans te achterhalen wat je in de toekomst beter kunt doen. En daarmee kun je wellicht voorkomen dat andere collega’s vertrekken. We geven 5 tips voor een goed exitgesprek.

Tip 1: Wees blij voor je medewerker

Heeft je medewerker een nieuwe baan? Feliciteer hem of haar met deze nieuwe stap. Ook wanneer je teleurgesteld bent dat je collega weg gaat, is het belangrijk dat je je begripvolle kant laat zien.

Tip 2: Vraag de medewerker waar hij of zij gaat werken

Door deze vraag te stellen, kom je erachter of of hij of zij in de branche blijft werken of iets totaal anders gaat doen. Heeft de medewerker een vergelijkbare baan gevonden, dan is het belangrijk om goed door te vragen waarom hij/zij niet bij jouw bedrijf blijft werken.

Tip 3: Ontdek de (echte) reden van het vertrek

Dit is misschien wel het belangrijkste om te weten te komen. Je kunt dit op verschillende manieren uitvragen. Een goede vraag is bijvoorbeeld:

Wat was de doorslaggevende reden om op zoek te gaan naar een nieuwe baan?

Of, wanneer er geen sprake is van een nieuwe baan:

Wat was de doorslaggevende reden om je baan op te zeggen?

Als een medewerker niet direct antwoord op de vraag geeft, kun je een aanvullende vraag stellen. Bijvoorbeeld:

Komt het door een verandering in het bedrijf, een opmerking van een collega of klant, of komt het door iets wat ik heb gedaan?

Als werkgever kunnen sommige antwoorden niet leuk zijn om te horen, maar deze gesprekken kunnen je veel leren over goed werkgeverschap.

Tip 4: Stel waardevolle vervolgvragen

Om meer inzicht te krijgen in de wensen van je huidige en toekomstige medewerker(s) kun je een aantal vervolgvragen stellen:

Wat was de belangrijkste factor om jouw nieuwe baan te accepteren?

Deze vraag stel je om arbeidsvoorwaarden te vergelijken en erachter te komen welke factoren jouw doelgroep belangrijk vindt. Denk aan salaris, vakantiedagen, flexibiliteit, reiskosten en/of reisafstand.

Wat vond je leuk aan de baan, en wat minder leuk?

Dit antwoord kan verbeterpunten voor jouw bedrijf bevatten en helpt jou om andere talentvolle medewerkers te behouden.

Tip 5: Zorg voor een positief afscheid

Als je medewerker met een goed gevoel afscheid neemt, zal hij met anderen eerder positief over jouw bedrijf praten. Dat versterkt jouw positie als werkgever bij eventuele nieuwe kandidaten. Bovendien is het voor jullie allebei, en voor de rest van het team, fijn om vriendelijk afscheid te nemen. Dat werkt het best wanneer jullie in goed overleg afscheid nemen. Maar ook als het proces minder flexibel is verlopen, raden we je aan het dienstverband positief – of zo positief mogelijk – af te sluiten.

Tot slot zijn er bij het vertrek van een medewerker nog wat praktische zaken om te regelen.

Heb je een vraag?

We helpen je graag een nóg betere werkgever te worden. Neem met vragen contact met ons op via 088 973 06 00 of laat je gegevens online achter.