UVOD
Mala partnerstva (KA210) namijenjena su manje iskusnim organizacijama i onima koje nisu do sada sudjelovale u programu Erasmus+, a aktivne su u bilo kojem području obrazovanja, osposobljavanja, mladih i sporta ili drugim socioekonomskim sektorima te organizacijama koje provode interdisciplinarne aktivnosti u različitim područjima (npr. lokalna, regionalna i nacionalna tijela).
Ako ste jedna od njih, na dobrom ste mjestu. Ovdje ćete pronaći upute kako ispuniti online prijavni obrazac za sljedeća područja: odgoj i opće obrazovanje (School education), strukovno obrazovanje i osposobljavanje (Vocational, education and training), nestrukovno obrazovanje odraslih (Adult education) te za područje mladih (Youth).
Projekti malih partnerstava mogu trajati od 6 do 24 mjeseci, uz minimalno sudjelovanje dvije organizacije iz dvije različite zemlje sudionice programa (tzv. Programme countries - pročitati u Vodiču za program Erasmus+). Organizacija prijaviteljica prijavu podnosi svojoj nacionalnoj agenciji u ime svih organizacija koje sudjeluju u projektu. Hrvatski prijavitelji prijavu podnose Agenciji za mobilnost i programe EU (oznaka HR01).
Financijska potpora iznosi 30.000 EUR ili 60.000 EUR, ovisno o aktivnostima koje prijavitelji žele provesti i rezultatima koje žele postići, a više informacija o pravilima i uvjetima sudjelovanja potražite u Vodiču kroz program Erasmus+.
REGISTRACIJA ORGANIZACIJE
Kako biste mogli krenuti s Erasmus+ prijavom, potrebno je registrirati vašu organizaciju u Sustavu za registraciju organizacija kako biste dobili svoj organizacijski broj OID koji ćete unijeti u prijavni obrazac u za to predviđeno polje. Registracija organizacija izvršava se samo jednom i nije ju potrebno ponavljati pri budućim prijavama Erasmus+ projekata, stoga je potrebno provjeriti ima li organizacija već svoj OID broj, provjeriti točnost informacija te preuzeti OID broj. Sve o načinu registracije pročitajte u kratkim uputama.
Kako biste mogli registrirati organizaciju ili administrirati podatke, potreban vam je EU login račun.
ROKOVI
Odmah na početku vam savjetujemo da svoju online prijavu predate na vrijeme. Prvi rok za Mala partnerstva u 2024. godini je 5. ožujka 2024. u 12:00h. Unaprijed vas obavještavamo da će online sustav ponekad imati poteškoća te prijavi možda nećete moći uvijek pristupiti, no to vas ne treba zabrinjavati. Imate dovoljno vremena za uređivanje prijave, a najvažnije je da ne čekate posljednji dan za njezino podnošenje. Jednom kada započnete s unosom svog projektnog prijedloga u online sustav on je cijelo vrijeme dostupan i podložan promjenama sve do krajnjeg roka (čak i ako ste stisnuli submit, prijavu možete ponovno predati, a u obzir će se uzeti posljednja predana prijava). Obrazac je u svakom trenutku moguće sačuvati i u formatu PDF. Nakon isteka roka, online obrasci bit će zatvoreni za unos podataka.
Klikom na poveznicu za obrasce došli ste na glavnu stranicu Opportunities for Erasmus+ na kojoj možete prijaviti svoju projektnu ideju. Prije nego krenete s ispunjavanjem, potrebno je znati u kojem području želite prijaviti projekt te u FIELD OF OPPORTUNITY (područja) klikom na See open calls odabrati područje koje želite. Ove upute vam pomažu proći kroz prijavne obrasce za Mala partnerstva (Small-scale partnerships) u četiri područja: School education (oznaka KA210-SCH), Vocational education and traning (oznaka KA210-VET), Adult education (oznaka KA210-ADU) i Youth (oznaka KA210 -YOU).
Nakon što ste otvorili relevantni prijavni obrazac krenite s ispunjavanjem kroz izbornik na lijevoj strani u kojem su vidljivi svi dijelovi prijave koje je potrebno ispuniti. Određeni ispunjeni dijelovi obrasca uvjetuju otvaranje novih dijelova, a određeni segmenti automatski se popunjavaju unosom podataka u neki od prethodnih dijelova prijave. Sva polja označena crvenom zvjezdicom obavezna su za unos traženih podataka. Kada dio obrasca ispunite u cijelosti u izborniku će se pojaviti zelena kvačica. Broj znakova koje možete upisati u polja predviđena za unošenje teksta je ograničen i uvijek se prikazuje u desnom gornjem kutu polja za unos teksta.
VAŽNO! Kako je navedeno u Vodiču za Erasmus+ program u dijelu Originalan sadržaj i autorstvo : "Sve prijave za projekte moraju sadržavati izvorni sadržaj čiji je autor prijavitelj. Nijedna druga organizacija ni vanjske osobe ne mogu biti plaćene niti primiti drugu naknadu za sastavljanje prijave. Nacionalna agencija može u bilo kojem trenutku isključiti prijavitelja iz postupka odabira ili prekinuti projekt za koji su dodijeljena sredstva ako utvrdi da se ta pravila nisu poštovala."
Također, kako je navedeno u Vodiču kroz program Erasmus+ u slučaju utvrđivanja višestrukog podnošenja iste prijave istoj ili različitim agencijama, sve prijave bit će odbijene. Ukoliko skoro iste ili slične prijave budu podnesene od strane istog ili drugog prijavitelja istoj ili različitim agencijama, bit će podvrgnute dodatnim analizama te sve mogu biti odbijene.
NOVOST ZA NATJEČAJ 2024. → Organizacija se može prijaviti samo jednom po roku u područjima SCH, VET, ADU i YOU, a ista organizacija (isti OID) može sudjelovati u max 10 prijava ukupno po roku u područjima SCH, VET, ADU i YOU. Više u nastavku uputa.
CONTEXT
Obrazac prijave za Mala partnerstva na samom početku će vas tražiti da u rubrici Context upišete osnovne podatke poput naziva vašeg projekta, datum početka i trajanje, nacionalnu agenciju kojoj prijavljujete projekt (HR01 je oznaka Agencije za mobilnost i programe EU), jezik kojim ćete ispunjavati prijavu (hrvatski ili engleski) i odaberete paušalni iznos (Project Lump Sum) za vaš projekt koji može biti 30.000 ili 60.000 eura:
PRIORITIES AND TOPICS
U sljedećem koraku bit će potrebno odabrati prioritet koji želite adresirati projektom, a ovisno o području u kojem prijavljujete vašu ideju. U Vodiču kroz program Erasmus+ navedeni su horizontalni prioriteti koji se odnose na sva područja, ali i dodatni sektorski prioriteti relevantni za odabrano područje. Kako bi ih se moglo uzeti u obzir za financiranje, projekti Malih partnerstava moraju biti usmjerena na barem jedan horizontalni prioritet i/ili barem jedan prioritet iz relevantnog područja . Ako je relevantno, možete odabrati i do dva dodatna prioriteta prema ciljevima vašeg projekta, a trebate odabrati i do tri teme kojima se bavi vaš projekt.
U slučaju odabira više prioriteta, pripazite da isti budu jasno opisani i adresirani kroz cijelu prijavu.
Prioritet "Okoliš i borba protiv klimatskih promjena" od posebnog je značaja za nacionalni kontekst u 2024. godini. Stoga se projekti koji pridonose važnosti zaštite okoliša i ublažavanja klimatskih promjena smatraju posebno relevantnima.
Prema tome, kod vrednovanja na kriteriju relevantnosti, u slučaju dobrog pojašnjenja i dokazane povezanosti odabranog zelenog prioriteta s cijelim projektnim dizajnom, prednost će imati projekti usmjereni na razvoj kompetencija u različitim sektorima koji su relevantni za održivost, razvoj zelenih strategija i metodologija za sektorske vještine te kurikulume usmjerene na budućnost koji bolje ispunjavaju potrebe pojedinaca i organizacija.
PROJECT DESCRIPTION
Projekt malog partnerstva sastoji se od četiri faze koje započinju čak i prije nego što se projektni prijedlog odabere za financiranje: planiranja, pripreme, provedbe i praćenja. Organizacije sudionice i sami sudionici uključeni u aktivnosti trebali bi aktivno sudjelovati u svim tim fazama i na taj način poboljšati svoje iskustvo učenja.
Kada ste odabrali prioritete, možete krenuti u detaljniju razradu vaše projektne ideje u dijelu Project description. Projekt je potrebno dobro opisati kako bi ocjenjivači dobili preciznu sliku postavljenih ciljeva i željenih rezultata.
Kako biste postigli precizno postavljanje ciljeva i rezultata, odgovorite jasno i detaljno na postavljena pitanja unutar obrasca: koji su konkretni ciljevi koje biste željeli postići te ishodi ili rezultati koje biste željeli ostvariti? Povežite ih s prioritetima koje ste prethodno odabrali. VAŽNO: ciljevi trebaju biti realno postavljeni i odnositi se na potrebe i ciljeve organizacija sudionica te njihovih ciljnih skupina.
SAVJET: Broj ciljeva ne pridonosi kvaliteti projekta, važnije je odabrati manji broj ostvarivih ciljeva koji su povezani s temom projekta. Opišite kako su oni povezani s prioritetima koje ste prethodno odabrali (objasnite prethodno odabrane prioritete na način da svaki odabrani prioritet mora imati jasnu povezanost s ciljevima, temom i aktivnostima vašeg prijedloga).
Nakon što ste opisali ciljeve, sljedeći korak vas vodi prema unosu i opisu organizacija koje će sudjelovati u projektu. Mala partnerstva zahtijevaju sudjelovanje minimalno dvije organizacije iz dvije različite programske zemlje, no, sustav dopušta unos i većeg broja organizacija (Add partner organisation). Ne postoji najveći dopušteni broj organizacija koje sudjeluju u jednom partnerstvu. Upisom OID broja sustav automatski upisuje unesene podatke iz Sustava za registraciju organizacija. Za svaku partnersku organizaciju potrebno je unijeti njen OID kako bi sustav učitao osnovne informacije, a vi (ili osoba kojoj ste dodijelili ovlasti kroz sustav) dalje unosili detaljnije podatke.
Klikom na zelenu olovku otvorit će vam se potkategorije u kojima će biti potrebno detaljnije opisati organizacije koje sudjeluju u projektu. Potrebno je opisati vaše kapacitete za provedbu Erasmus+ projekata: koje su glavne aktivnosti organizacije, tip organizacije, aktivnosti organizacije u području prijave, profil i dobnu skupina polaznika na koje utječe rad organizacije te broj godina iskustva organizacije u području prijave. Opise bi trebalo prilagoditi svakoj prijavi, kako bi se ukazalo na kompetencije za sudjelovanje u ideji koju prijavljujete.
PARTICIPATING ORGANISATIONS
VAŽNA INFORMACIJA! Komisija je uvela novo pravilo o maksimalno dopuštenom broju organizacija koje mogu sudjelovati u KA2 prijavama:
KA210 – Mala partnerstva: za prijave koje se podnose nacionalnim agencijama u području odgoja i općeg obrazovanja, strukovnog obrazovanja i osposobljavanja, obrazovanja odraslih i mladih, organizacija može podnijeti samo 1 prijavu po roku; za prijave koje se podnose nacionalnim agencijama u području odgoja i općeg obrazovanja, strukovnog obrazovanja i osposobljavanja, obrazovanja odraslih i mladih, ista organizacija može biti uključena u maksimalno 10 prijava po prijavnom roku, bilo kao prijavitelj ili partner. Navedeni maksimum uzima u obzir sve prijave podnesene za sva navedena područja zajedno.
O prethodno navedenim pravilima o ograničenju broja prijava po prijavnom roku organizacija će biti upozorena na sljedeće načine:
Poruka upozorenja o broju otvorenih (još nepodnesenih) i podnesenih prijava, bit će vidljiva ispod OID broja u prijavnom obrascu, ovisno o kojoj vrsti aktivnosti se radi (npr. this OID is participating in 4 draft applications. Please note the rules on maximum number of participations explained in the introductory text of this section and the Programme Guide.); osim toga, ako ste prijavitelj i partner u 4 podnesene prijave, na adresu e-pošte ovlaštene osobe na ORS profilu organizacije bit će poslana obavijest. Obavijest će sadržavati popis svih prijava podnesenih za relevantnu vrstu aktivnosti u okviru prijavnog roka, u kojima je OID organizacije naveden kao prijavitelj ili partner. Nakon što se ograničenje prijava po aktivnosti dosegne, organizacija neće moći podnijeti nove prijave za istu aktivnost na istom roku, a poruka o blokadi daljnjeg unosa OID broja organizacije za navedenu vrstu aktivnosti pojavit će se u dijelu prijavnog obrasca Participating organization (npr. This OID is already participating in maximum allowed number of applications for this type of project (currently 10 submitted applications, 1 as applicant and 9 as a partner. Please see the introductory text in this section and the Programme Guide for further explanations.).
VAŽNO: kako je i navedeno u Vodiču kroz program Erasmus+ jedan od ciljeva Malih partnerstava je "poduprijeti uključivanje ciljnih skupina s manje mogućnosti" stoga preporučamo ovdje navesti detaljne informacije ako planirate njihovo uključivanje: objasnite u koje ćete sve aktivnosti uključiti osobe s manje mogućnosti i na koji način. Organizacije bi trebale osmisliti pristupačne i uključive projektne aktivnosti uzimajući u obzir stavove sudionika s manje mogućnosti te ih uključiti u donošenje odluka tijekom cijelog procesa. Potrebno je opisati kakvu podršku ćete pružiti sudionicima s manje mogućnosti kako bi oni mogli sudjelovati pod jednakim uvjetima kao i ostali sudionici projektnih aktivnosti.
U dijelu Cooperation arrangements odgovarate na pitanja koja se odnose na dogovore o suradnji: kako je partnerstvo oformljeno? Koje su prednosti koje svaki partner donosi u projekt? Na koji ćete način osigurati kvalitetno upravljanje projektom te dobru suradnju i komunikaciju među partnerima tijekom provedbe projekta? Jeste li se već koristili platformama programa Erasmus+ ili ih planirate upotrijebiti prilikom pripreme, provedbe i daljnjih aktivnosti u projektu? Opišite na koji način. Opišite zadatke i odgovornosti svakog partnera u projektu.
ACTIVITIES
Još jedan od uvjeta Malog partnerstva je da sve aktivnosti moraju biti održane u zemljama organizacija koje sudjeluju u projektu. Međutim, ako je to opravdano s obzirom na ciljeve ili provedbu projekta, aktivnosti se mogu provoditi i u sjedištu institucije Europske unije (Bruxelles, Frankfurt, Luxembourg, Strasbourg i Haag), čak i ako u projektu ne sudjeluju organizacije iz zemlje u kojoj je sjedište te institucije.
Klikom na kategoriju Activities možete vidjeti pregledni prikaz svih aktivnosti koje ste planirali provesti u sklopu svog projekta, datum njihova početka i završetka, trajanje te zatraženi iznos sredstava za svaku aktivnost. Klikom na gumb Add activity možete dodavati nove aktivnosti.
Kategorija Activities dijeli se na potkategorije Activity Details, čiji broj odgovara broju predloženih aktivnosti. Kod Activity Details unosite potrebne informacije za svaku dodanu aktivnost, kao što su: mjesto održavanja aktivnosti, datum početka i završetka, vodeću i sudjelujuće organizacije, iznos koji ćete dodijeliti toj aktivnosti, sadržaj aktivnosti, ciljne skupine, način na koji će provođenje ove aktivnosti pomoći u ostvarenju projektnih ciljeva, očekivane rezultate te dodatno pojašnjenje svojih financijskih potraživanja za tu aktivnost.
Opis aktivnosti treba jasno prikazati rezultate koje namjeravate proizvesti, a pri opisivanju očekivanih rezultata potrebno je prikazati logičnu povezanost s ciljevima i projektnim aktivnostima. Očekivani rezultati također trebaju odgovarati ostvarenju ciljeva projekta.
VAŽNO!!! U dijelu pitanja Please describe how you determined the grant amount attributed to this activity navedite dovoljno informacija o aktivnostima i proračunskom planu. Potrebno je, za svaku pojedinu aktivnost, jasno opisati za što ćete utrošiti sredstva. Naime, prilikom raspisivanja budžeta, prijavitelj treba pružiti dovoljno informacija kako bi ocjenjivači mogli procijeniti prikladnost svake aktivnosti s ciljevima i zatraženim iznosom, kao i usklađenost jedne aktivnosti s drugima. Svakako vodite računa o izrazu "value for money" (vrijednost za novac) planiranih rezultata i zatraženog iznosa.
BUDGET SUMMARY
U kategoriji Budget Summary sustav će vam odmah signalizirati ako kroz dio upisa aktivnosti niste dobro odredili iznose koji ukupno trebaju biti jednaki zatraženom paušalnom iznosu za projekt. Vratite se na prethodni odjeljak i unesite ispravne iznose:
IMPACT AND FOLLOW UP
Dio Impact and Follow-up je važan segment vaše prijave. Postavite si glavno pitanje na koje trebate dati odgovor u ovom dijelu obrasca: kako ćete procijeniti i ocijeniti je li projekt kvalitetan i jesu li postavljeni ciljevi ostvareni? Odredite kriterije kojima ćete to postići. Odgovorite jasno na sljedeća pitanja: kako ćete znati je li projekt ostvario postavljene ciljeve? Koje ćete metode i alate za to upotrijebiti? Kako će sudjelovanje u ovom projektu dugoročno pridonijeti razvoju organizacija sudionica? Koji su mi planovi za nastavak korištenja rezultata projekta ili za nastavak provođenja nekih aktivnosti i nakon završetka projekta? Opišite planove za dijeljenje i upotrebu postignutih rezultata: na koji ćete način svoje partnerstvo, lokalnu zajednicu i širu javnost upoznati s rezultatima svog projekta? S kojim biste glavnim ciljnim skupinama htjeli podijeliti svoje rezultate? Postoje li druge organizacije ili skupine koje će imati koristi od postignutih rezultata? Objasnite na koji način.
Dodatno opišite koji su očekivani pozitivni učinci na sudionike i organizacije sudionice te na širu zajednicu, kako ćete evaluirati rezultate projekta i navedite konkretne i učinkovite korake za objavljivanje rezultata projekta unutar organizacija prijaviteljica, dijeljenje rezultata s drugim organizacijama i javnošću i za informiranje javnosti o tome da je projekt financiran sredstvima Europske unije.
PROJECT SUMMARY
Project summary je posljednji dio online obrasca u koji trebate unositi tekst. Ovdje je posebno važno istaknuti da će vas sustav zatražiti, ako obrazac ispunjavate na hrvatskom ili nekom drugom službenom jeziku EU (a nije engleski), da sažetak napišete i na engleskom jeziku te će on biti javno dostupan na Diseminacijskoj platformi ako vaš projekt bude financiran. Važno je stoga potruditi se oko kvalitetnog sažetka na engleskom jeziku.
Prije dijela koji se odnosi na Annexes i Checklist potrebno je označiti dvije kućice: EU VALUES koje se odnose na prihvaćanje članaka koji se odnose na EU vrijednosti:
Nastavno na EU vrijednosti, u ovoj natječajnoj godini kriteriju za ocjenjivanje relevantnosti dodan je potkriterij u kojem se ocjenjuje u kojoj mjeri je projekt relevantan za poštivanje i promociju zajedničkih EU vrijednosti, kao što su poštivanje ljudskog dostojanstva, sloboda, demokracija, poštivanje ljudskih prava, kao i borba protiv diskriminacije bilo kojeg oblika te suzbijanje svih oblika diskriminacije.
ANNEXES
Za kraj, kako bi vaša prijava bila formalno prihvatljiva obavezno pravilno ispunite i priložite dva dokumenta: Deklaraciju časti i Pristupne obrasce (prethodno nazivana mandatna pisma – više o tome dalje u Uputama). Prvo preuzmite Deklaraciju časti (klikom na ikonu Download Declaration On Honour), a zatim pravilno ispunite (zakonski zastupnik u mandatu obavezno potpisuje zadnju stranicu dokumenta i upisuje datum potpisa) te zatim skeniranu ponovno priložite u online sustav (klikom na ikonu Add Declaration on Honour).
Vezano za potpisivanje Deklaracije, valjan je i kvalificirani digitalni/elektronički potpis zakonskog zastupnika.
Na isti način preuzmite, a zatim pravilno ispunite Pristupne obrasce koje POTPISUJE SAMO PARTNERSKA ORGANIZACIJA (zakonski zastupnici u mandatu potpisuju i upisuju datum i mjesto potpisa). Dokumente potpisane i skenirane ponovno priložite u online sustav. Nakon potpisa partnera, koordinator projekta dužan ga je dostaviti kao sastavni dio prijave.
CHECKLIST
Kada ste još jednom prošli kroz cijeli obrazac odnosno prijavu, sigurni ste da ste sve unijeli kako ste željeli, a sve kategorije (s lijeve strane) su označene zelenom kvačicom, pročitajte i označite kućice u Checklist kategoriji i tada možete stisnuti submit te predati vašu prijavu.
NOVO! Označavanjem zadnje dvije kućice potvrđujete da prijava sadrži originalan sadržaj vaše i partnerske organizacije te da nijedna druga organizacija i osoba nije plaćena ili je na neki drugi način primila naknadu za pisanje prijave koju predajete.
Provjerite jesu li sve kvačice zelene i nakon toga možete stisnuti submit da bi vaša projektna prijava bila predana u sustav. Podsjećamo još jednom za kraj - bilo bi dobro prijavu predati prije zadanog krajnjeg roka zbog mogućih tehničkih poteškoća.
SHARING
Obrazac također nudi mogućnost dijeljenja, kako bi pristup i/ili mogućnost unosa podataka imao veći broj osoba. Obrazac dijelite tako da kliknete na ikonu Share with a new person, unesete adresu e-pošte i definirate pristupnu razinu (čitanje, čitanje i uređivanje te čitanje, uređivanje i podnošenje prijave). Napomena: dodana osoba bi pristup trebala dobiti tek kad označite kućicu Active koja se na ekranu nalazi ispred rednog broja, datuma izmjene i adrese e-pošte.
U slučaju razlike, prednost pred informacijama iz ovih uputa imaju informacije objavljene u Vodiču kroz program Erasmus+.
Priručnik o modelu paušalnog financiranja
Često postavljena pitanja o modelu paušalnog financiranja
Dodatne tehničke upute za prijavitelje