USK HELSINKI GDPR | REKISTERISELOSTE

Rekisteriseloste – Helsingin kaupunkipiirtäjät jäsenrekisteri

Päivitetty viimeksi 25.04.2025

Helsingin kaupunkipiirtäjät ry:n tietosuoja- ja rekisteriseloste.

Helsingin kaupunkipiirtäjät ry edistää taiteen harrastusta Helsingissä ja muualla

pääkaupunkiseudulla sekä kokoaa taiteen harrastajia yhteiseen toimintaan. Tämän toteuttamiseksi yhdistys voi järjestää tapahtumia, kursseja, työpajoja, retkiä ja näyttelyitä sekä harjoittaa tiedotus- ja julkaisutoimintaa. Toimintaan liittyen yhdistys käsittelee henkilötietoja. Helsingin kaupunginpiirtäjät on tehnyt yhdistyslain ja yhdistysrekisteriasetuksen mukaisen ilmoituksen toiminnastaan.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: HELSINGIN KAUPUNKIPIIRTÄJÄT RY

Rekisterinpitäjän toimiala: Aatteellinen yhdistys

Y-tunnus: 3502234-9

Postiosoite: Laivalahdenkaari 34B 49 00810 Helsinki

Puhelin: 040 4113609

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Nimi: Jonatas R. Serratti

Postiosoite: Laivalahdenkaari 34B 49, 00810 Helsinki

Puhelin: 0404113609

Sähköposti: usk.helsinki@gmail.com

Yhteydenotot sähköpostitse

3. Rekisterin nimi

HELSINGIN KAUPUNKIPIIRTÄJÄT JÄSENREKISTERI

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri koostuu Helsingin kaupunkipiirtäjät ry:n liittymislomakkeen yhteydessä annetuista henkilötiedoista sekä Urban Sketchers Helsingin tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä annetuista henkilötiedoista. Henkilötietoja käytetään jäsenyyden tai osallistumisoikeuden tunnistamiseen, toiminnan kehittämiseen, yhteydenpitoon ja tiedon välittämiseen seuran, jäsenten ja osallistujien välillä taiteen harrastukseen liittyen sekä erilaisten maksutietojen hallintaan ja ylläpitoon, kuten jäsen- ja kurssimaksut. Tiedottaminen tapahtuu sähköpostilla ja jäsentapaamisissa.

5. Rekisterin tietosisältö

rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi ja osoitetiedot, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite

jäsenyyteen ja seuratoimintaan liittyvät tiedot, kuten liittymisaika ja eroaminen, seuran toimihenkilönä toimiminen

maksuihin, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

asiakkaan mahdollisesti itsestään antamat profilointitiedot ja profiilikuvat

lupatiedot ja kiellot, kuten asiakkaan ilmoittamat markkinoinninestotiedot tai sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron tekstiviestin osalta mahdollisesti annettu suoramarkkinointisuostumus

Lisäksi rekisteriin tallentuvat asiakkaan ilmoittautumistiedot erilaisiin seuran koulutuksiin ja tapahtumiin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

asiakkaan oma ilmoitus (puhelimitse, lomakkeella, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla)

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme luovuta henkilötietoja kolmannelle osapuolelle ilman asiakkaan etukäteistä suostumusta muuten kuin lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

B. Sähköisesti talletetut tiedot:

Asiakastiedot talletetaan verkossa Yhdistysavain jäsenrekisteriin. Palvelu täyttää Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Yhdistysavain.fi:n järjestelmän tietosuojasta löytyy tietoa täältä.

9. Käytön valvonta

Rekisteritietojen käyttöön ja katseluun ovat Helsingin kaupunkipiirtäjät ry:ssä oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla tehtävänsä puolesta on tarve käsitellä asiakastietoja.

Täysi pääsy rekisteritietoihin on vain yhdistyksen vastaavalla sekä järjestösihteerin tehtäviä kulloinkin hoitavalla. Lisäksi pääsyoikeus voidaan erikseen luovuttaa Helsingin kaupunkipiirtäjät ry:n hallituksen valtuuttamalle henkilölle, joka tarvitsee henkilötietoja yhdistyksen asioiden hoitamisessa.

Kaikki Helsingin kaupunkipiirtäjät ry:n henkilötietoja käsittelevät toimihenkilöt ovat perehtyneet tietosuojaan liittyvään lainsäädäntöön sekä tietosuojavaltuutetun ohjeistuksiin.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Helsingin kaupunkipiirtäjät ry:n jäsen saa jäseneksi liittyessään pääsyn omiin tietoihinsa ja voi itse oikaista tai täydentää rekisterissä olevan virheellisen tai vanhentuneen tiedon. Kun jäsen haluaa erota Helsingin kaupunkipiirtäjät ry:stä, voi omissa tiedoissa jättää eropyynnön.

Asiakkaalla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli kokee, että Helsingin kaupunkipiirtäjät ry:n on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti tai ilman oikeutta käsitellä joitakin henkilötietoja. Samoin asiakkaalla on tällöin oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.