Online obrazac KA122-ADU za prijavu kratkoročnog projekta mobilnosti polaznika i osoblja u obrazovanju odraslih u sklopu Ključne aktivnosti 1 dostupan je na sljedećoj poveznici. Provjerite jeste li odabrali ispravan obrazac (KA122-ADU) koji odgovara području općeg obrazovanja odraslih.
Uneseni podatci automatski se spremaju, a obrazac je dostupan za uređivanje sve do konačnog podnošenja, najkasnije do 19. veljače 2025. u 12:00 po briselskom vremenu. Obrazac je u svakom trenutku moguće preuzeti u PDF formatu.
SAVJET!!! Zbog velikog broja prijava moguće su poteškoće u pristupu online sustavu pa je preporuka podnijeti prijavu što ranije, svakako prije krajnjeg roka za podnošenje. Preporuka je da započnete s radom na prijavi što ranije kako biste imali dovoljno vremena za uređivanje prijave i podnijeli je prije krajnjeg roka.
REGISTRACIJA ORGANIZACIJE
Svi novi prijavitelji moraju prije podnošenja prijave registrirati organizaciju putem poveznice Erasmus+ and European Solidarity Corps portala - dio Organisations - Register my organisation kako bi organizaciji bio dodijeljen OID-broj koji se unosi u prijavni obrazac. Da biste mogli registrirali organizaciju potrebno je najprije kreirati EU Login račun.
Registracija organizacija izvršava se samo jednom i nije ju potrebno ponavljati pri budućim prijavama projekata, a vrijedi za sva područja prijave. Već registrirane organizacije mogu na gore navedenom portalu provjeriti točnost informacija i svoj OID-broj.
U slučaju da je organizacija prethodno sudjelovala u Erasmus+ programu s PIC-brojem, OID-broj automatski je dodijeljen. To znači da nije potrebna ponovna registracija, već je potrebno ući na ORS-portal na kojem će se uz PIC-broj vidjeti i dodijeljeni OID-broj. Sve o načinu registracije pročitajte u uputama Europske komisije.
PRIJAVNI OBRAZAC
Nakon što otvorite relevantan prijavni obrazac (područje u kojem je vaša organizacija prihvatljiv prijavitelj i odgovarajući tip ključne aktivnosti), krenite redom, slijedeći izbornik na lijevoj strani obrasca u kojem su vidljivi svi dijelovi prijave koje je potrebno ispuniti. Određeni ispunjeni dijelovi obrasca uvjetuju otvaranje novih dijelova, a određeni segmenti automatski se popunjavaju unosom podataka u neki od prethodnih dijelova prijave. Sva polja označena crvenom zvjezdicom obavezna su za unos. Nakon što je određeni dio obrasca ispunjen u cijelosti, u izborniku će se pojaviti zelena kvačica. Broj znakova koji možete upisati u polja predviđena za unošenje teksta ograničen je i uvijek se prikazuje u desnom gornjem kutu polja za unos teksta.
CONTEXT
U ovom dijelu uz naslov projekta na hrvatskom i engleskom jeziku, potrebno je izabrati datum početka projekta (klikom na kalendar) i trajanje projekta u mjesecima (padajući izbornik), nakon čega će se automatski pojaviti datum završetka projekta. Važno je također iz padajućih izbornika odabrati šifru hrvatske nacionalne agencije (HR01-Agencija za mobilnost i programe EU) te jezik na kojem ćete ispunjavati obrazac (hrvatski ili engleski).
PARTICIPATING ORGANISATIONS
Odabirom participating organisations u lijevom izborniku otvara se dio u koji unosite podatke za Applicant organisation (vaša organizacija kao organizacija prijaviteljica) i Supporting organisations (organizacije koje pružaju potporu, ako ih planirate uključiti). Unosom OID-broja vaše organizacije u dijelu Applicant organisation automatski će se popuniti polja s osnovnim podacima o organizaciji. Potrebno je unijeti podatke za najmanje dvije osobe odgovorne za provedbu projekta - zakonskog zastupnika i kontakt osobu. Osobe dodajete odabirom Add associated person (moguće je i korištenje opcijom Add from my contacts).
Ako ste pozitivno odgovorili na pitanje planirate li uključiti i Supporting organisations, otvaraju se nova polja za unos podataka. Vrlo je važno da proučite informacije iz Vodiča koje se tiču uloge Supporting organisations i zadataka koje one smiju provoditi. Uloga Supporting organisations vezana je isključivo za praktične aspekte provedbe i ne može preuzeti provedbu projekta, sudjelovati u pisanju projekta ili imati pristup alatima EK u ime prijavitelja. Sve odluke koje se tiču sadržaja, kvalitete i rezultata provedbe (izbora aktivnosti i organizacije domaćina, trajanja aktivnosti, definiranja i evaluacije ishoda učenja) mora donijeti organizacija prijavitelj kojoj su odobrena financijska sredstva. Preporuka je da se uključivanje Supporting organisations planira u iznimnim situacijama koje u odgovorima na pitanja treba jasno opisati. Naime, i organizaciju logističkih aspekata provedbe treba razumjeti kao priliku za učenje.
BACKGROUND
U ovom dijelu opisujete svoju organizaciju, a ako podnosite prijavu u ime veće organizacije s više sektora i odjela, osobito je važno jasno opisati strukturu cijele organizacije i objasniti koji su dijelovi organizacije relevantni za područje obrazovanja odraslih.
U odgovarajućim poljima izaberite opcije iz padajućih izbornika te opišite glavne aktivnosti i programe obrazovanja koje organizacija provodi. Ako se provodi više vrsta obrazovnih programa, potrebno je navesti specifične aktivnosti relevantne za područje prijave (nestrukovno obrazovanje odraslih), karakteristike i dob polaznika koji pohađaju programe obrazovanja te godine iskustva, broj polaznika i broj nastavnog i nenastavnog osoblja (u području nestrukovnog obrazovanja odraslih).
U dijelu Past participation informacije o prethodnom sudjelovanju automatski se popunjavaju podacima dostupnim u središnjem sustavu portala. Na kraju imate mogućnost dodati komentare ili informacije o prijašnjem sudjelovanju vaše organizacije u Erasumus+ programu.
PROJECT OBJECTIVES
Prije navođenja ciljeva projekta potrebno je opisati najvažnije potrebe i izazove s kojima se vaša organizacija trenutno susreće te na koji način provedba projekta može pridonijeti promjenama u organizaciji i poboljšati kvalitetu obrazovnih programa. Pri navođenju potreba vodite brigu o tome da navedene potrebe budu što karakterističnije za vašu organizaciju i za vaše polaznike. Odgovore je potrebno potkrijepiti konkretnim primjerima.
Vrlo je važno postaviti jasne ciljeve koji se ne smiju preklapati. Ciljevi moraju biti konkretni, realistični, specifični, mjerljivi, vremenski ograničeni (SMART), moraju pokazivati jasnu dobrobit za vašu organizaciju, biti jasno povezani s ranije opisanim potrebama organizacije te povezani s ciljevima Programa. Osim postavljanja cilja koji mora biti SMART i koji jasno opisuje što se njime želi postići (title), potrebno je navesti kako je cilj povezan s ranije opisanim potrebama i izazovima (explanation) i kako će se mjeriti je li cilj postignut (measuring success). Ciljevi se dodaju odabirom polja + na desnoj strani. Nakon upisa ciljeva potrebno je iz padajućeg izbornika odabrati od jedne do najviše tri teme na kojima ćete raditi u projektu.
ACTIVITIES
U dijelu aktivnosti projekta izuzetno je važno redom ispunjavati dio po dio u izborniku koji se dodatno grana ovisno o vašim odabirima. Odabirom svake od grana izbornika pristupa se ispunjavanju navedenog dijela. Unos podataka potrebno je započeti od vrha izbornika.
Na samom početku izbornika u dio Activities iz padajućeg izbornika potrebno je odabrati jednu ili više vrsta aktivnosti koje planirate provesti projektom. Možete odabrati niz različitih aktivnosti, ovisno o profilu sudionika mobilnosti koje planirate uključiti u projekt: osoblje i/ili odrasle polaznike s manje mogućnosti (uključujući nižu razinu vještina). Prije unošenja aktivnosti dobro proučite opise i pravila vezana za pojedine aktivnosti koja su opisana u Vodiču. Osobito obratite pažnju na aktivnosti koje su namijenjene samo za osoblje i one namijenjene samo za polaznike.
Moguće su vrste aktivnosti za osoblje tečajevi i treninzi, praćenje rada i/ili aktivnosti poučavanja i osposobljavanja, dok su za odrasle polaznike s manje mogućnosti moguće individualne i/ili grupne mobilnosti. Također postoje i tzv. ostale aktivnosti u okviru kojih je vaša organizacija domaćin i u kojima možete pozvati stručnjake i/ili primiti sudionike koji se školuju u nastavnom području ili su nedavno diplomirali (do 12 mjeseci od stjecanja diplome). Detaljnije informacije o vrstama aktivnosti i polaznicima u području obrazovanja odraslih pronađite u relevantnom poglavlju Vodiča kroz Erasmus+ program.
Skrećemo pozornost na važne izmjene u Vodiču: najviše tri osobe iz iste organizacije pošiljateljice i najviše deset osoba iz istog konzorcija mogu sudjelovatio na istom tečaju; jedna osoba može sudjelovati samo na jednom tečaju u projektu; sve aktivnosti moraju se odvijati u inozemstvu, u državi članici EU-a ili trećoj zemlji pridruženoj Programu; aktivnosti se moraju odvijati u zemlji u kojoj organizacija primateljica ima sjedište; svaka aktivnost mobilnosti može se odvijati samo u jednoj zemlji.
Izbor vrste aktivnosti utjecat će na daljnje grananje izbornika i otvaranje proračunskih stavki za svaku od odabranih aktivnosti. Aktivnosti možete dodavati odabirom ikone + na desnoj strani.
Podaci koje ste unijeli koristit će se u procjeni projektnog prijedloga i zatraženog proračuna. Predložene aktivnosti i planiranje proračuna trebaju biti realistični odraz planirane provedbe projekta.
Nakon odabira vrsta aktivnosti koje planirate provesti, potrebno je popuniti sve stavke za svaku od njih: destinaciju, broj sudionika, trajanje aktivnosti u danima, broj osoba u pratnji, broj dana na putu, dužinu puta u km (koristeći kalkulator udaljenosti), odgovoriti na postavljena pitanja za svaku aktivnost te, ako je primjenjivo, popuniti i označiti moguće opcije, npr. broj sudionika s manje mogućnosti, Blended mobility ako planirate kombinirati fizičku mobilnost i virtualnu komponentu i Green travel. Zeleno putovanje (Green travel) definira se kao putovanje na kojem se veći dio puta koriste prijevozna sredstva s niskom razinom emisija (npr. autobus ili vlak). Kad je putovanje kraće od 500 km, sudionik će u pravilu putovati prijevoznim sredstvima s niskom razinom emisija. Unos u ovom dijelu obrasca utječe na druge dijelove unutar kategorije Activities koji se automatski popunjavaju s obzirom na vrijednosti koje ste unijeli.
1) Description (opis aktivnosti) - potrebno je unijeti informacije o svakom odabranom tipu aktivnosti, a ako unutar jednog tipa aktivnosti planirate više mobilnosti, npr. više individualnih mobilnosti odraslih polaznika ili više vrsta tečajeva za osoblje, potrebno je opisom obuhvatiti sve. Slijede pitanja u kojima je potrebno opisati sadržaj aktivnosti koje planirate provesti i profil sudionika, koristi i očekivane ishode učenja za sudionike aktivnosti te kako ćete evaluirati i potvrditi ishode učenja. Nadalje, potrebno je označiti ciljeve kojima doprinose planirane aktivnosti te opisati kako ćete pronaći organizaciju primateljicu, odnosno kakav profil organizacije primateljice tražite.
2) Organisational support (organizacijska potpora) automatski se popunjava ovisno o vrsti aktivnosti i broju sudionika koje ste upisali ranije. Organizacijska potpora pokriva troškove direktno vezane uz provedbu aktivnosti mobilnosti: pripremu (pedagoška, interkulturna i dr.), mentoriranje, praćenje i potporu sudionicima tijekom mobilnosti, usluge, alati i oprema potrebna za virtualne mobilnosti, prepoznavanje ishoda učenja, dijeljenje i širenje rezultata o projektu i EU financiranju i sl.
3) Individual support (pojedinačna potpora) pokriva troškove sudionika za vrijeme provedbe aktivnosti mobilnosti (npr. trajanja tečaja) i osoba u pratnji (npr. asistent osobi s invaliditetom, kvalificirano osoblje organizacije u slučaju grupnih mobilnosti odraslih polaznika i sl.). U pojedinačnu potporu mogu se uključiti i dani provedeni na putovanju koje je potrebno upisati u polje Travel days - najviše 2 dana za standardno putovanje (jedan dan u odlasku, jedan dan u povratku), odnosno najviše 6 dana za okolišno održivo putovanje (ako ste ranije označili opciju Green Travel).
4) Travel (putovanje) pokriva troškove povratnog putovanja sudionika i osoba u pratnji između mjesta iz kojeg dolaze i destinacije na kojoj se odvija aktivnost mobilnosti. Osim polja koja su automatski popunjena prethodnim unosom zemlje mobilnosti i broja sudionika/osoba u pratnji, potrebno je iz padajućeg izbornika Travel Distance izabrati kategoriju udaljenosti u odnosu na zemlju u koju se putuje. Udaljenost se izračunava kalkulatorom udaljenosti (alat Europske komisije), unosom zemlje/grada u polja Start i End.
5) Course fees (troškovi tečaja) javlja se kao grana izbornika samo kod aktivnosti tečaja, a automatski se popunjava s obzirom na ranije unesene podatke o broju sudionika i trajanju aktivnosti tečaja (ne uključuje dane provedene na putu). Pokrivanje troškova tečaja (kotizacije) moguće je ostvariti za najviše 10 dana (maksimalno trajanje), s paušalnim iznosom od 80 EUR po danu (ukupno najviše 800 EUR).
6) Linguistic support (jezična potpora) predstavlja trošak materijala za učenje jezika za sudionike koji trebaju poboljšati znanje jezika kojim će se služiti tijekom aktivnosti u organizaciji primateljici (hosting organisation). Za koje se aktivnosti jezična potpora može odobriti pogledajte u Vodiču, no potpora se odabrava samo u slučaju kada traženi jezik ili razina nisu dostupni na platformi OLS- EU Academy ili kada je riječ o specifičnim potrebama osoba s manje mogućnosti. Iz padajućeg izbornika potrebno je odabrati jezik te upisati broj sudionika za koje podrška putem OLS-platforme nije dostupna.
7) Preparatory visits (pripremni posjeti) - ako je primjenjivo, potrebno je upisati broj sudionika u pripremnom posjetu (najviše 3). Pripremni posjeti održavaju se u organizaciji primateljici prije početka mobilnosti. Imajte na umu da pripremni posjet mora biti jasno obrazložen i služiti tome da poboljša uključivost, raspon i kvalitetu mobilnosti. Na primjer, pripremni posjeti mogu biti organizirani da bi se bolje pripremile mobilnosti sudionika s manje mogućnosti, počelo raditi s novom partnerskom organizacijom ili pripremile mobilnosti duljeg trajanja. Pripremni posjeti ne mogu se organizirati za pripremu tečaja ili treninga za osoblje.
8) Inclusion support -potpora je vezana uz sudjelovanje osoba s manje mogućnosti na mobilnostima, a omogućena je za organizacije i za sudionike.
Potpora za uključivost za organizacije - potrebno je, kada je primjenjivo, navesti broj sudionika s manje mogućnosti koji će sudjelovati u mobilnostima. Potpora koju ostvaruju organizacije odobrava se u obliku fiksnog iznosa po sudioniku i namijenjena je pokrivanju administrativnih i drugih sitnih troškova.
Potpora za uključivost za pojedince - odnosi se na dodatne troškove vezane za sudjelovanje sudionika s manje mogućnosti i osobe u njihovoj pratnji (uključujući putne i životne troškove ako bespovratna sredstva za te sudionike nisu zatražena u okviru proračunskih kategorija „putovanje” i „pojedinačna potpora”). U tom je slučaju potrebno zatražiti punu svotu za putovanje i pojedinačnu potporu unutar stavke Inclusion support i provjeriti da isti troškove već nisu zatraženi u stavkama proračuna za putovanje i pojedinačnu potporu kako bi se izbjegla mogućnost dvostrukog financiranja. Potpora za uključivost pokriva 100% stvarno nastalih troškova vezanih uz sudionike s manje mogućnosti i osobe u pratnji.
9) Exceptional costs (izvanredni troškovi) - kroz ovu kategoriju mogu se zatražiti troškove za vize i s njima povezani troškovi za boravišne dozvole, cijepljenja, liječničke potvrde i sl. Potrebno je unijeti broj sudionika za koje je planiran trošak te jasno i detaljno objasniti potrebu za troškom i unijeti iznos. Ti se troškovi priznaju u punom iznosu (100% ). Napomena: pročitajte u Vodiču uvjete za ostale izvanredne troškove (skupa putovanja, financijsko jamstvo itd).
QUALITY STANDARDS
Erasmus standardi kvalitete dio su Erasmus+ programa za projekte u području Ključne aktivnosti 1 i sastoje se od četiri glavne cjeline: 1. Osnovni principi, 2. Dobro upravljanje aktivnostima mobilnosti, 3. Pružanje kvalitete i potpore sudionicima, 4. Dijeljenje rezultata i znanja. Standardi postoje kako bi se osigurali dobro iskustvo mobilnosti, kvalitetni ishodi učenja za sve sudionike te kako bi sve organizacije financirane Programom pridonijele njegovim ciljevima. Organizacije se trebaju pridržavati standarda kvalitete, a u slučaju konzorcija, on se primjenjuju na aktivnosti svih organizacija: i koordinatora i članica konzorcija.
Pažljivo pročitajte Erasmus standarde kvalitete u prijavnom obrascu te im se vraćajte tijekom pisanja prijave kako biste osigurali njihovu primjenu u svim aspektima provedbe projekta. Nakon čitanja standarda kvalitete potrebno je potvrditi da ih vaša organizacija razumije i prihvaća te pristaje da se isti koriste kao dio kriterija vrednovanja kvalitete projekta u fazi procjene završnog izvješća.
FOLLOW-UP
U ovom dijelu obrasca bit će potrebno opisati na koji način organizacija planira pridonijeti prioritetima Programa, kakva je raspodjela zadataka unutar tima i tko je zadužen za koji dio provedbe. Ovaj dio obrasca pokriva i učinak projekta, širenje rezultata i evaluaciju (vrednovanje) aktivnosti koje u okviru projekta planirate provesti. Potrebno je precizno navesti kako će vaša organizacija integrirati rezultate provedenih aktivnosti mobilnosti u svoj redovni rad i djelovanje te koje će aktivnosti provesti kako bi podijelila rezultate provedenih projektnih aktivnosti i znanje o Programu unutar organizacije i široj javnosti. Također je potrebno opisati kako će se postići vidljivost i objaviti izvor financiranja. Za promociju projekta i dijeljenje rezultata osim vlastitih kanala, medija i društvenih mreža, registrirajte se i koristite platformu EPALE, e-platformu za obrazovanje odraslih u Europi na kojoj možete pronaći niz informacija i resursa u području obrazovanja odraslih.
PROJECT SUMMARY
U dijelu sažetka potrebno je sumirati informacije sadržane u ostatku prijave i dati kratke odgovore (do tisuću znakova) na svako pitanje. Potrebno je odgovoriti na sljedeća pitanja: zašto ste prijavili projekt, što želite postići provedbom projekta, koje ćete aktivnosti provesti te koje rezultate želite postići.
Važno je istaknuti da će vas sustav zatražiti, ako obrazac ispunjavate na hrvatskom jeziku, da na svako pitanje odgovorite i na engleskom jeziku. Sažetak će biti javno dostupan u slučaju da vaš projekt bude odobren za financiranje pa je važno potruditi se i napisati kvalitetan sažetak i prijevod na engleski jezik.
ANNEXES
U ovom dijelu prijavnog obrasca (Privitci) obavezno prilažete dokument Declaration on Honour (Izjava o časti). Izjavu o časti najprije preuzimate i spremate na svoje računalo odabirom Download, a nakon što je pravilno ispunite i potpišete, potrebno ju je skenirati i učitati u sustav odabirom Add Declaration on Honour.
Izjava o časti mora sadržavati potpis zakonskog predstavnika organizacije, datum i mjesto potpisa te pečat organizacije.
Moguće je, iako nije obavezno, priložiti dodatne dokumente koje smatrate relevantnima za prijavu. Pri tome je potrebno jasno imenovati dokumente, izbjegavajući kratice i šifre. Sustav podržava učitavanje najviše 6 privitaka. Pojedini privitak može biti veličine do 15 MB, dok ukupna veličina svih učitanih privitaka može biti najviše 100 MB.
CHECKLIST
Na kraju, da biste mogli podnijeti prijavu, potrebno je označiti sva polja u check listi: 1. prijava ispunjava kriterij prihvatljivosti naveden u Vodiču kroz program Erasmus+ za 2025. godinu, 2. sva su relevantna polja u prijavi popunjena i 3. izabrali ste ispravnu nacionalnu agenciju u zemlji u kojoj je osnovana i djeluje vaša organizacija.
Nakon pažljive provjere prijave koja u cijelosti treba biti ispunjena (sve kategorije u izborniku označene su zelenom kvačicom), a sva polja u check-listi označena, obrazac se može podnijeti odabirom Submit u gornjem desnom kutu online obrasca.
Još jednom podsjećamo: dobro je predati prijavu prije krajnjeg roka za predaju zbog mogućih tehničkih poteškoća sustava kao posljedice povećanog prometa istodobnim slanjem prijava većeg broja prijavitelja.
DODATNE INFORMACIJE
Najvažniji dokument koji vam pomaže u pripremi kvalitetne projektne prijave jest Vodič kroz program Erasmus+ dostupan na engleskom i hrvatskom jeziku. U slučaju razlike, prednost pred informacijama iz ovih uputa imaju informacije objavljene u Vodiču.
U slučaju potrebe proučite dodatne tehničke upute vezane za podnošenje prijava.