Gode prosesser
Nøkkelpunkter
Bruk partsamarbeidet som en nøkkelgruppe for å jobbe med arbeidsmiljøet
Partssamarbeidet: Ledere, verneombud og tillitsvalgte
For å forstå hvilke utfordringer og behov deres ansatte opplever, er det avgjørende at dere utforsker dette med hele personalgruppen.
Frem trygghet ved å oppmuntre til tilbakemeldinger
Ha en lav terskel for å be om støtte
Jobb sammen i små grupper
Bruk hjelpemidler til å få frem hva som er vanlige belastninger ansatte i skolen opplever, se forslag under.
Bruk enkle og åpnende spørsmål
Sett av nok tid
Ikke la det gå lang tid mellom møtene
Det oppleves mer meningsfullt å utforske behov og utfordringer om det er en tydelig plan for oppfølging
Tenk langsiktig, som en del av det kontinuerlige HMS-arbeidet
Bakgrunnsinformasjon
Her er litt informasjon om hvorfor vi har fokus på emosjonelle belastninger og hvorfor vi bør rette tiltak mot å styrke laget rundt ansatte. I neste del kommer selve anbefalingene.
Vi vet at mange opplever det utfordrende å jobbe godt og systematisk med det psykososiale arbeidsmiljøet på sin arbeidsplass. I prosjektet fremhever vi viktigheten av å forebygge emosjonelle belastninger.
Omsorgsrollen eller rollen som hjelper bærer med seg svært mye positivt. De fleste som velger å jobbe med mennesker opplever at hjelperrollen kjennes viktig, gir mening i livet eller gode opplevelser. Samtidig kan relasjoner som kjennes viktige, nære og betydningsfulle ofte vekke desto vondere reaksjoner når vi ikke opplever å strekke til for den andre.
Styrke laget rundt de ansatte
Måten vi forholder oss til våre tanker og følelser er i stor grad et resultat av samspillet med de nærmeste gjennom livet. Gruppen av mennesker vi tilhører på vår arbeidsplass er en viktig kilde til mening, mestring og trivsel. Samtidig vil et dårlig klima, konflikter og andre negative prosesser i gruppen påvirke vår helse og trivsel negativt.
Det bor et stort potensiale i gruppen en tilhører for å jobbe med trivsel og positiv endring. Det kan vanskelig tenkes å skape et godt psykososialt arbeidsmiljø uten en base med sosial tilhørighet og trygghet i hverdagen. Skal en vellykket jobbe med forebygging av emosjonelle belastninger bør innsatsen derfor rettes mot hvordan vi er sammen - relasjonelle tiltak.
Emosjonelle belastninger dreier seg om alt som påvirker oss følelsesmessig, dette kan også være forhold utenfor arbeidet. Samtidig bor det et potensiale for å få det bedre spesifikt på arbeidsplassen - gjennom gode og trygge relasjoner til sin leder, og sine kolleger og samarbeidspartnere.
Anbefalinger for gode prosesser
Her vil vi komme med anbefalinger for hvordan dere kan forbedre deres arbeid med å identifisere og vurdere hvilke belastninger som er særlig utfordrende hos dere. Vi vil gi en tydeligere ramme for hvordan dere kan lage en langsiktig struktur som ivaretar behovet for at dere skal kjenne dere tett inkludert i arbeidet.
Frem trygghet i gruppen
Det er vanskelig å se for seg en god prosess uten trygghet til å si sine meninger. Under er noen budskap som kan fremme trygghet i gruppen, så lenge en kan stå inne for budskapet. Gå gjerne gjennom disse før dere prater sammen om arbeidsmiljøet.
Frem en tilbakemeldingskultur: Vi utvikler oss bedre sammen om vi kan snakke åpent om behov og reaksjoner. Dette gjelder både til ansatte og til leder.
Aksept for forskjellighet: Vi er ulike og vil garantert ha ulike oppfatninger av hvordan det er å jobbe her. Se om dere kan la være å si imot når dere er uenige i den andres opplevelse. Ha heller et fokus på å akseptere det de andre forteller.
Hva ønsker de ansatte?
Skal vi jobbe med ansattes trivsel må vi ta utgangspunkt i hva de opplever som viktig. Godt arbeid med emosjonelle belastninger kjennes også meningsfullt. Ved å si dette tydelig legger dere et godt grunnlag for at ansatte kan si ifra når fokuset ikke treffer.
Forankring i partsamarbeidet
Partsamarbeidet er en god nøkkelgruppe for å jobbe med arbeidsmiljøet.
Partsamarbeidet består av ledere, verneombud og tillitsvalgte. Det er fordelaktig for en god kartlegging at noen som kjenner skolen godt leder og planlegger denne prosessen. Ved å ha representanter både fra ledelse som kan styre og tilrettelegge, samt verneombud og tillitsvalgte som med sitt perspektiv kan fange opp ansattes stemmer, legger dere et godt grunnlag for en inkluderende prosess med personalet.
Planlegg
Start gjerne med å samle partsamarbeidet for å legge en plan.
Her er noen støttespørsmål som kan gjøre det lettere å planlegge:
På hvilke måter er dere vant til å jobbe med arbeidsmiljøet?
Har dere gode erfaringer med måter å organisere en god prosess?
Er alle ansatte med i et eller flere faste møter? Hvis ikke, hvilke muligheter har dere for å sette av tid til møter?
Lav terskel for å be om støtte
Bedriftshelsetjenesten og NAV arbeidslivssenter er gode på å jobbe med det psykososiale arbeidsmiljøet og emosjonelle belastninger. I tillegg kan det hende at kommunen deres har ansatte som kan bistå.
Involvere alle
For å forstå hvilke utfordringer og behov dere opplever, er det avgjørende at dere snakker sammen i fellesskap. Dette kan gjøres ved å samle alle eller ved å bruke forskjellige faste møter for å få tid i hverdagen.
Snakk sammen i grupper
Hvorfor? Sosial støtte godt samarbeid er viktige byggesteiner for å jobbe godt med arbeidsmiljøet.
Størrelse på grupper: Det er fordelaktige at gruppene ikke er for store for at alle skal få tid til å prate, gjerne 4-5 personer
Hjelp til å identifisere risikofaktorer
Finn en retning med eksempler på hva ansatte vanligvis opplever. Dette gjør det lettere å fokusere på det viktigste og senker terskelen for å fortelle om utfordringer.
Tilpasset figur fra prosjektet HMS i skolen - forebygging av emosjonelle belastninger: Se figuren under som fremstiller ansatte i midten med faktorer rundt som påvirker dem i arbeidshverdagen på ulike måter.
Det finnes også gode og tilgjengelige hjelpemidler fra før: En bra dag på jobb har filmer som oppsummerer viktige områder ansatte kjenner seg igjen i. Arbeidsmiljøportalen kan også anbefales.
Hvilke spørsmål bruker vi?
Videre er det flere gode spørsmål dere kan utforske sammen:
Vi skal snakke om det psykososiale arbeidsmiljøet og emosjonelle belastninger.
Hvilke belastninger opplever dere?
Hvor trykker skoen?
Hvilke behov opplever dere?
Hva motiverer dere, eller hva gir dere overskudd?
Ta utgangspunkt i arbeidshverdagen, bruk eksempler og vær konkrete.
Tid
Sett av nok tid. Korte prater på 10-20 gir mer mening når dere er vant til å jobbe sammen på denne måten
Hyppighet
Det er gode grunner til å anta at hyppigere møter gir større effekt på arbeidsmiljøet. Særlig når en setter på agendaen nye måter å snakke om behov og utfordringer i hverdagen.
En måned kan oppleves som lenge for ansatte når de har snakket om betydelige utfordringer på arbeidsplassen
20 minutter hver uke kan være mer betydningsfullt en time hver tredje uke.
Forpliktelse
For at det skal kjennes meningsfullt å motivere å snakke om behov og utfordringer, er det viktig å forespeile hvordan dette følges opp. Vær gjerne konkrete. Når skal partsamarbeidet samle innspillene? Når skal personale samles for å være med i å finne retningen videre?
Langsiktighet og evalueringer
Sørg for å tenke langsiktig, ikke kun på å forbedre dagens situasjon. Se på veien som en sirkel, hvor dere kontinuerlig går tilbake til å evaluere behovene i ansattgruppen. Selv om dere finner noen gode løsninger på dagens problem, vil det alltid dukke opp nye tema – dette tjener dere på å være lydhøre for. Det handler ikke om å komme i mål, men å bli god på utvikling.
Sett opp møter i partsamarbeidet og en plan for jevnlig møteaktivitet med personalgruppen.