ADOBE | PROYECTO: Reducción de Papel, Digitalización y Automatización con
El proyecto de reducción de papel y digitalización en el Recinto de Río Piedras de la Universidad de Puerto Rico se enfoca en minimizar el uso de papel y fomentar el uso de tecnologías digitales para la comunicación y el almacenamiento de documentos. El Decanato de Administración, que comenzó este proyecto desde el 2019 y desde el 2022 se incorporó la DTAA, promueve las tecnologías de información como medio principal para la comunicación escrita y la gestión de información .
Este proyecto busca no solo la reducción de costos y la mejora en la eficiencia administrativa, sino también un impacto positivo en el medio ambiente al reducir considerablemente el uso de papel .
Objetivos del Proyecto
- Reducir el número de copias impresas: Implementar políticas para disminuir la reproducción de documentos físicos, distribuidos a la comunidad universitaria y administrativa.
- Digitalización de documentos: Todos los documentos administrativos, históricos, esenciales, y otros importantes deben digitalizarse para facilitar su conservación y recuperación.
- Implementación de SharePoint: Utilizar esta plataforma para mejorar la organización y el acceso a los documentos, estableciendo quiénes generan y acceden a estos documentos.
Beneficios Esperados
- Eficiencia en el trabajo: Reducción del tiempo en tareas de archivo y mejora en la rapidez de compartir documentos y colaborar en equipo.
- Seguridad y calidad de los documentos: Asegurar la conservación a largo plazo de los documentos, sin los problemas de deterioro físico como hongos o humedad .
Estrategias de Implementación
- Política de no impresión: Trabajar los documentos directamente en formatos digitales como PDF y utilizar plataformas en línea como OneDrive y SharePoint para compartir documentos, evitando la impresión innecesaria.
- Uso de firmas digitales y electrónicas: Adoptar tecnologías que permitan la validación de documentos sin necesidad de impresión física.
- Aplicación de Adobe Acrobat DC y Adobe Sign: Estas herramientas se utilizarán para facilitar la creación, edición y firma de documentos PDF de manera eficiente y segura. Adobe Acrobat DC permite a los usuarios editar, convertir y anotar documentos PDF profesionalmente, mientras que Adobe Sign proporciona una solución robusta para la firma electrónica de documentos.
Beneficios de Adobe Acrobat DC y Adobe Sign
- Eficiencia en la gestión de documentos: Adobe Acrobat DC ofrece herramientas avanzadas para la edición de documentos PDF que simplifican la preparación y presentación de informes y comunicaciones administrativas.
- Legalidad y seguridad en firmas electrónicas: Adobe Sign asegura que las firmas electrónicas son legalmente válidas y seguras, facilitando así la rápida aprobación de documentos sin la necesidad de encuentros presenciales, lo cual es esencial para la eficiencia operativa y la reducción de papel.
Licenciamiento Adobe UPRRP
La Universidad de Puerto Rico mantiene un licenciamiento educativo de productos Adobe para realizar instalaciones en los equipos institucionales. Nos referimos a equipos institucionales a todo aquel computador que esté registrado a nombre de la Universidad de Puerto Rico, Recinto de Río Piedras y esté identificado con número de propiedad. Recuerde que este acuerdo NO es extensivo a las computadoras personales, es sólo para los equipos institucionales de la UPRRP.
LICENCIA SUSCRIPCIÓN (USUARIO)
- El licenciamiento es por usuario.
- Se asigna una licencia al usuario y NO al equipo.
- Se requiere un Adobe Id por licencia, que será el correo electrónico institucional @upr.edu.
Proceso para solicitar la licencia de Adobe Acrobat DC
La DTAA evaluará su solicitud de acuerdo con el proyecto de Reducción de Papel, Digitalización y Automatización del Recinto, y de ser aprobada, procederá a la asignación de la licencia Adobe Acrobat DC.
1ro: Acción por parte del peticionario.
- El peticionario debe completar la solicitud en línea, que se encuentra al final de esta página de información [SOLICITUD PRODUCTO ADOBE] para solicitar una licencia.
2ndo: Acción por parte de los que certifican.
- El decano o el director de la unidad recibirá vía correo electrónico, la solicitud del peticionario para certificar los datos ingresados en la solicitud.
3ro: Evaluación de la solicitud.
- La DTAA al recibir la solicitud certificada en su totalidad, procede a realizar la evaluación de la petición.
- Una vez aprobada la solicitud, la DTAA crea y asigna la orden de servicio para la instalación del producto Adobe al técnico de su unidad.
NOTA: La DTAA evaluará la solicitud de acuerdo con el proyecto de Reducción de Papel, Digitalización y Automatización del Recinto, y de ser aprobada, procederá a la asignación de la licencia del programa correspondiente.
4to: Instalación del producto Adobe.
- El Coordinador(a) de Servicios Técnicos al Usuario o Técnico asignado de la unidad certificará que el equipo institucional del peticionario reúne los requisitos mínimos para la instalación delproducto Adobe para poder proceder con la instalación.
- El peticionario Recibirá vía correo electrónico de la Mesa de Ayuda de la DTAA su número de orden de servicio sobre instalación del producto.